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Zoom の概要については 学生向け/Zoomとは何か? を、 Zoom のインストール方法については 学生向け/Zoomでライブ講義に参加する(Windows編) を ご覧ください。
ここでは Zoom を用いたビデオ会議 / ライブ講義の主催方法を説明します。 例では、Windows 版の Zoom クライアント (デスクトップ版アプリ) を用いますが、 他の OS でも基本的には同じような手順でできます。 OS やアプリによってメニューやアイコンの配置や有無が異なりますのでご 注意ください。
以下では、少人数向けのビデオ会議 / ライブ講義向けの開催方法を説明します。 他の参加者がどの程度信用できるか / 信用できないかによって Zoom の 会議開催方法や運営方法は異なります。 まず、小規模の、信頼できる参加者のみから構成されるビデオ会議 / ライブ講義から 始め、ある程度 Zoom の特性やコツがわかってから、 大規模 / 信頼できない参加者も含まれるビデオ会議 / ライブ講義に トライされることを勧めます。
Zoom の (特に大規模な) ビデオ会議/ライブ講義にとって有用な機能については 教員向け/Zoom によるビデオ会議/ライブ講義 をご覧ください。
まず、少人数向けビデオ会議 / ライブ講義にとって便利なように、 自身の Zoom アカウントの初期設定を変更します。 ビデオ会議 / ライブ講義にとって「絶対に必要な設定」ではありませんが、 便利な設定ですので事前に設定しておくことをおすすめします。
以下の設定は、研究室のゼミの学生など、特定少人数でのビデオ会議「のみ」を日常的に行う場合の設定です。通常のライブ講義や多人数のビデオ会議にとっては「危険な設定」ですので注意してください。
「プロフィール」タブの中にある、「高度な機能を表示」をクリックします。
「設定」→「ミーティング」中の「画面共有」の項目で、 「他の人が共有している場合に共有を開始できるのは誰ですか?」を 「全参加者」に変更し、「保存」をクリックする。
Zoom では、デフォルトの設定では、 誰でも画面共有 (例えば、 自分のカメラの映像ではなく、 自分のコンピュータのデスクトップの画面を他の参加者にビデオとして送信する) を 開始できます。 ただし、いったん誰かが画面共有を開始した後に、 他の人が画面共有を開始するためには、 既に開始している人がいったん画面共有を終了しなければなりません。 このため Zoom のデフォルトの設定では、 「ちょっと私の画面写していいですか」、 「ああいいですよ」、 「すいません、画面共有切ってもらえますか?」、 「あ、ごめんなさい。今切ります……。切りました。」、 「今、私の画面共有開始しました。見えてますか?」、「あ、 はい、見えてますよ。」みたいなやりとりが頻繁に発生します (そして時間をロスします)。 誰でも画面共有を上書きできる設定にしておけば、 画面共有したい人が「えいっ ! 」と画面共有を開始するだけで済みます。 ただしこれは、少人数の信頼できる参加者だけでビデオ会議 / ライブ講義をしている 場合のみに適した設定です。
Zoom のデフォルトの設定だと、 例えば 10 人 (ホスト 1 人と参加者 9 人) でビデオ会議を開催する時、 ホストの人がオンラインになるまで会議が開始されません (9 人の参加者は、 「ホストの参加を待っています……」のような画面が表示されて 通話することができません)。 「ホストの前の参加」を有効にしておけば、 ホストがオンラインになる前に、 他の 9 人の参加者で通話を始めることが可能になります。
※ Zoom のセキュリティ対策の一環で、 新しい Zoom クライアントではこのあたりの挙動が変更になっているかもしれません。
Zoom クライアントに戻り、「スケジュール」をクリックします。
Zoom では、今すぐミーティングを開始する (「新規ミーティング」をクリック) ことも、将来の予定された時刻にミーティングを開催する (「スケジュール」を クリックする) ことが可能です。 ここではほとんどの場合に使われる「スケジュール」によってミーティングを 設定する方法を説明します。
「ミーティングをスケジューリング」という画面が表示されますので、「トピック」、 「開始日」、「開始時刻」、「予定時間」を入力します。
トピックはミーティングの名称です。名称は何も構いませんが、開催通知を受け取った 人が理解できるようなものが良いでしょう
「開始」にはミーティングを開催する日時 (開始日時と時刻)を入力します。 学生向け/Zoomとは何か? にも書いたように、 やっぱり Zoom アプリの日本語は変ですね。
「経過時間」 (これも変な日本語ですね) には、ミーティングの予定時間を入力します。
「開始日」、「開始時刻」、 「予定時間」は目安なので、 おおよその開始時刻・予定時間で構いません。 例えば、13:00 開始となっている場合、以下のような動作になります。
13:00 前だろうが何時だろうが、 参加者が接続すれば通話が可能です。 ただし、ホストが別の会議を開催中の場合は通話は不可です (その会議が 終了するまで待たされる) (はず)。
13:00 からどれだけ時間が過ぎても、 ホストがオンラインにならない限り会議は始まりません。 ホストがオンラインになった時刻が本当のミーティングの開始時刻になります。
予定時間 (Zoom クライアントだと「経過時間」) も目安なので、 予定時間を経過したから何かイベントが起こる (ミーティングが自動的に 終了するなど) ことはありません。
「詳細オプション」を確認しておきましょう。 おすすめの設定は、「待機室を有効化」のチェックを外し、 (前述の通り) 「ホストより前の参加を有効にする」をチェックする方法です。
「スケジュール」をクリックすると、 ミーティングが (Zoom 側のデータベースに) 登録されます
Windows だと、この後 Outlook と連携しようとして Outlook が 起動するかもしれませんが、 「キャンセル」で Outlook を終了して構いません (すでにミーティングの スケジュールは完了しています)。
※ 私は Outlook との連携方法は知らない/試していないのでよくわかっていません。
Zoom クライアントの「ミーティング」タブをクリックします。 スケジュール済みのミーティングの一覧が表示されますので、 正しくスケジュールされているかを確認しましょう。
「招待をコピー」をクリックすると「コピーしました !」とだけ表示されます。 クリップボードに招待文がコピーされていますので、 お使いのメーラー等に (Ctrl + v キーや、右クリック→「貼り付け」で) 貼り付けて (ペーストして) 参加者の方々に送付してください。
ミーティングを予定した日時 (の少し前) になったら、 「開始」をクリックすればミーティングが開始されます。
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