教員向け/Microsoft 365で注意が必要な挙動†

Word オンラインや Excel オンラインで文書を「編集可」で共有すれば、 掲示板のような使い方をすることができます。 例えば、以下のページのように、 「編集可」で「関西学院のすべてのユーザ」で共有している場合、 関西学院のユーザであれば誰でも自由に書き込めます。

• 関西学院のすべてのユーザーが編集できるファイル

※ 自由に記入していただいて結構ですが、以下のように編集箇所・編集者の情報が 記録される (それがファイルの所有者以外にも見えてしまう) ことにご注意ください。

一見すると匿名の掲示板のように使えそうですが、 以下のように情報がすべて見えてしまいますのでご注意ください。

• 1. 編集した人の氏名、メールアドレス、所属、職種がすべて取得できる

  OneDrive のアクティビティに、 誰がいつ編集したのかの履歴が表示されます。 履歴をクリックすると、 編集した人の情報 (氏名、 メールアドレス、所属、 職種) が表示されてしまいます。

  →関西学院のユーザであれば、 誰でも、上記のファイルを編集した人の情報 (全員分) を取得できることを 意味します。

 「リンクを知っているすべてのユーザ」で共有した場合の挙動は未確認です。

• 2. 誰がどの部分を編集したのかがすべて見える

  Exce オンラインで、File → Info → Version History を見れば、 いつ、誰が、Excel シートのどの部分を編集したのかが確認できます。 一見すると匿名の掲示板のように使えそうなのですが、 誰でも記入者がわかる状態になっています。

  →関西学院のユーザであれば、 誰でも、上記のファイルの、 どの部分を、いつ、誰が記入したのかがわかることを意味します。

  管理者の方にも確認いただいたのですが、 設定等で記録を禁止することはできない (匿名にすることはできない) そうです。

コメント†

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