教員向け/Zoom で出欠を取る方法†

はじめに†

Zoom を利用してライブ講義や会議を実施する時に、 参加者の出欠を取る方法をいくつか紹介します。 ここでは、Zoom のみで完結する手法に限定します。

それぞれの方法には利点と欠点があるため、 「これがベスト」という方法は存在しません。 また、いずれの方法も、 悪意のある参加者による不正な出席を防ぐことはできません。

ここで紹介した以外にも、 (1) ミーティング中に参加者にチャットで発言してもらいそのログを 記録する、(2) 投票機能を利用して参加者を集計する、 といった方法もあります。 どの方法も、悪意のある参加者による不正な出席を防止できません。 ただし、(2) の投票機能はミーティング中に参加者を集計できるという利点もあります。

Zoom だけで完結することにこだわらなければ、

講義/会議の冒頭で Microsoft Forms の URL をチャットに貼り、出欠フォームから回答してもらう (アクセスを「関西学院のすべてのユーザ」に限定しておく)

というのが簡単で、悪意のある参加者による不正のハードルも多少は上がります。 上の (2) と同じようにミーティング中に参加者も集計できます。 なお、Zoom のチャットは、途中から参加した参加者には見えない点には注意が必要です (URL を講義/会議中に何度か貼る等の対応が必要です)。

要点†

それぞれ一長一短がありますが、以下の方法がベターかと思います。

• 不正は気せず、手軽に出欠を取りたい

  → Usage Report を使う方法 (認証なし)

• できるだけ不正を防ぐが、手軽に出欠を取りたい

  → Microsoft Form を使う方法 (「関西学院のすべてのユーザ」に限定)

• 教職員のみが参加する会議で、できるだけ不正を防ぎたい

  → Registration を使う方法 (認証あり) (メールアドレスは @kwansei.ac.jp に限定し、登録名の形式も指定する)

Usage Report を使う方法 (認証なし)†

ミーティングを主催したホストが、Usage Report をチェックする。

ミーティング終了後に、 ミーティング主催者の Zoom Web ポータルの Reports→Usage Reports→ Usage にアクセスして、 参加者の一覧を CSV ファイルとしてダウンロードする。

ミーティング参加者の名前、 メールアドレス※、接続時刻、 切断時刻、接続時間が取得できる。

一人が、複数の端末を使ってゲストで参加すれば、 複数人が参加しているように簡単に偽装できる。

※ Zoom の仕様変更により、2022/3/1 よりメールアドレスは記録されなくなりました (参考: https://support.zoom.us/hc/ja/articles/4416109814541)。

• ミーティングの設定
  • Registration: No
  • Require authentication to join: No

• 制限 (問題点)
  • Usage Report はミーティング終了後にしか取得できない。
  • 「名前」は参加者が自由に付けられる (変な名前だと誰かわからない、本人確認の代わりにならない)。
  • そのため、「名前」の設定を何らかのルール (例: 学生番号 4 桁 + 氏名) に従うように周知徹底が必要 (ただし、周知徹底してもなりすましは防げない)。
  • ミーティング中に表示名を変更した時に、どのように記録されるか (変更前? 変更後? 両方?) は不明。

Usage Report を使う方法 (認証あり)†

「Usage Report を使う方法 (認証なし)」と同じ。 ただし、Zoom へのサインインを必須とする。

一人が、複数の Zoom アカウントを取得して、 複数の端末を使って参加すれば、 複数人が参加しているように簡単に偽装できる。

学生には、学院から Zoom アカウントが割り当てられていないことに注意。

• ミーティングの設定
  • Registration: No
  • Require authentication to join: Yes

• 制限 (問題点)
  • 基本的に、「Usage Report を使う方法 (認証なし)」と同じ。
  • 教職員であれば、@kwansei.ac.jp アカウントを必須とすればなりすましを防げる (ただし、@kwansei.ac.jp 以外のアカウントからの参加は排除できない)。
  • 授業の場合、学生に Zoom アカウントの取得を強制できない。

Registration を使う方法 (認証なし)†

ミーティングの設定で、「Registration あり」にする。

参加者は登録ページに、氏名、メールアドレスを入力する必要がある。 ミーティングの URL は各自にメールで通知される。 ミーティングに参加するためには、ミーティング ID + パスコードではなく、 事前登録によって通知される個別の URL にアクセスする必要がある。

一人が、複数のメールアドレスを取得して (もしくは事前登録の通知メールを取得して)、 複数の端末を使って参加すれば、 複数人が参加しているように簡単に偽装できる。

ミーティング終了後に、 ミーティング主催者の Zoom Web ポータルの Reports→Usage Reports→ Meeting にアクセスして、 参加者の一覧を CSV ファイルとしてダウンロードする。

• ミーティングの設定
  • Registration: Yes
  • Require authentication to join: No

• 制限 (問題点)
  • Meeting Report はミーティング終了後にしか取得できない。
  • 「名前」は参加者が登録時に自由に付けられる (変な名前だと誰かわからない、本人確認の代わりにならない)。
  • そのため、「名前」の設定を何らかのルール (例: 学生番号 4 桁 + 氏名) に従うように周知徹底が必要 (ただし、周知徹底してもなりすましは防げない)。
  • 登録するメールアドレスを @kwansei.ac.jp にするよう周知徹底すれば、簡易な本人確認にはなる (悪用は可能だが、少なくとも @kwansei.ac.jp 宛のメールを受信できる人に限られる)。@kwansei.ac.jp 以外のメールアドレスは自動では排除できない (?)。
  • 参加者はその都度登録ページから氏名、メールアドレスを入力する必要があるためやや面倒。

Registration を使う方法 (認証あり)†

「Registration を使う方法 (認証あり)」と同じ。ただし、 Zoom へのサインインを必須とする。

参加者が教職員の場合に限定される (学生には Zoom アカウントを割り 当てていないため)。

「事前登録には @kwansei.ac.jp のメールアドレスを使用せよ」、 「サインインには @kwansei.ac.jp のアカウントを使用せよ」と周知すれば、 なりすましをある程度は防げる。 ただし、@kwansei.ac.jp のメールアドレス以外の登録禁止や、 @kwansei.ac.jp 以外の Zoom アカウントによる参加禁止は (自動的には) できない。

• ミーティングの設定
  • Registration: Yes
  • Require authentication to join: Yes

• 制限 (問題点)
  • 基本的に「Registration を使う方法 (認証なし)」と同じ。
  • 教職員であれば、@kwansei.ac.jp アカウントを必須とすればなりすましを防げる (ただし、@kwansei.ac.jp 以外のアカウントからの参加は排除できない)。
  • 授業の場合、学生に Zoom アカウントの取得を強制できない。

参考 URL†

• How To Take Attendance In Zoom

• FAQ: How to retrieve the attendance list for a Zoom meeting?

• How to Use Zoom Registration: Track Your Meeting Attendance

コメント†

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